Polityka prywatności sklepu internetowego WeeCandle.com

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników, klientów, uczestników programów organizowanych przez Administratora oraz osób odwiedzających sklep internetowy WeeCandle.com.
2. Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze Sklepu, w szczególności w związku z:
   1. przeglądaniem strony internetowej Sklepu,
   2. składaniem Zamówień,
   3. zakładaniem i prowadzeniem Konta,
   4. korzystaniem ze Strefy Hurtownika,
   5. udziałem w Programie Lojalnościowym,
   6. udziałem w Programie Poleceń,
   7. korzystaniem z Newslettera,
   8. kontaktem z Administratorem,
   9. składaniem reklamacji, zwrotów i odstąpień od umowy,
   10. korzystaniem z kuponów, kodów rabatowych, promocji i innych akcji organizowanych przez Administratora,
   11. korzystaniem z funkcjonalności opartych o pliki cookies i podobne technologie.
3. Administratorem danych osobowych jest Rimarif Partners Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Corellego 9/4, 03-289 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000521195, NIP 5223018519.
4. Kontakt z Administratorem jest możliwy:
   1. pocztą elektroniczną: biuro@weecandle.com,
   2. pisemnie na adres: Rimarif Partners Sp. z o.o., ul. Corellego 9/4, 03-289 Warszawa.
5. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych należy kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@weecandle.com.
6. Jeżeli Administrator powoła Inspektora Ochrony Danych, niniejsze postanowienie zostanie odpowiednio zaktualizowane.
7. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności RODO, ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawą o prawach konsumenta oraz przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.
8. Korzystanie ze Sklepu jest dobrowolne, ale podanie niektórych danych może być niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, realizacji Zamówienia, założenia Konta, udziału w Programie Lojalnościowym, udziału w Programie Poleceń, uzyskania dostępu do Strefy Hurtownika albo obsługi zgłoszenia.

§ 2. Definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki prywatności poniższe pojęcia mają następujące znaczenie:

1. Administrator — Rimarif Partners Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.
2. Dane osobowe — informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
3. Klient — osoba korzystająca ze Sklepu, w szczególności Konsument, Przedsiębiorca, Przedsiębiorca na prawach konsumenta lub Klient Hurtowy.
4. Konto — indywidualne konto Klienta w Sklepie.
5. Polityka — niniejsza Polityka prywatności.
6. Program Lojalnościowy — program prowadzony przez Administratora, w ramach którego Klienci mogą otrzymywać punkty i wymieniać je na nagrody lub inne korzyści.
7. Program Poleceń — program prowadzony przez Administratora, którego zasady określa osobny regulamin.
8. RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
9. Sklep — sklep internetowy WeeCandle.com prowadzony pod adresem: https://www.weecandle.com.
10. Strefa Hurtownika — funkcjonalność Sklepu przeznaczona dla Klientów Hurtowych.
11. Użytkownik — każda osoba odwiedzająca Sklep albo korzystająca z jego funkcjonalności.
12. Zamówienie — zamówienie produktów dostępnych w Sklepie.

§ 3. Kategorie osób, których dane są przetwarzane

1. Administrator może przetwarzać dane osobowe następujących kategorii osób:
   1. osób odwiedzających Sklep,
   2. Klientów składających Zamówienia,
   3. Klientów posiadających Konto,
   4. Klientów zapisanych do Newslettera,
   5. uczestników Programu Lojalnościowego,
   6. uczestników Programu Poleceń,
   7. osób ubiegających się o dostęp do Strefy Hurtownika,
   8. Klientów Hurtowych,
   9. osób reprezentujących przedsiębiorców, spółki i inne jednostki organizacyjne,
   10. osób kontaktowych wskazanych przez Klientów Hurtowych,
   11. osób składających reklamacje, zwroty, odstąpienia od umowy lub inne zgłoszenia,
   12. osób kontaktujących się z Administratorem,
   13. odbiorców działań marketingowych Administratora, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna.
2. W przypadku spółek i innych osób prawnych Administrator może przetwarzać dane identyfikacyjne podmiotu, takie jak firma, adres, NIP, KRS lub dane rejestrowe. Dane te nie zawsze stanowią dane osobowe, ale dane osób fizycznych działających w imieniu takich podmiotów, w szczególności reprezentantów, pełnomocników, pracowników i osób kontaktowych, są przetwarzane jako dane osobowe.

§ 4. Zakres przetwarzanych danych

1. Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe:
   1. imię i nazwisko,
   2. adres e-mail,
   3. numer telefonu,
   4. adres dostawy,
   5. adres rozliczeniowy,
   6. dane do faktury,
   7. firma przedsiębiorcy,
   8. NIP,
   9. numer KRS, jeżeli dotyczy,
   10. adres prowadzenia działalności lub siedziby,
   11. dane osoby kontaktowej,
   12. dane osoby reprezentującej przedsiębiorcę,
   13. informacje o Zamówieniach,
   14. historia zakupów,
   15. informacje o płatnościach,
   16. informacje o dostawie,
   17. informacje o reklamacjach, zwrotach i odstąpieniach od umowy,
   18. informacje o korzystaniu z Programu Lojalnościowego, w tym saldo punktów, historia naliczania punktów, historia wykorzystania punktów i wybrane nagrody,
   19. informacje o korzystaniu z Programu Poleceń, w tym dane polecającego, dane osoby poleconej, link polecający, status polecenia i przyznane korzyści,
   20. informacje o wykorzystanych kuponach, kodach rabatowych i promocjach,
   21. adres IP,
   22. identyfikatory plików cookies,
   23. identyfikatory urządzenia lub przeglądarki,
   24. dane o aktywności w Sklepie,
   25. dane techniczne dotyczące urządzenia, systemu operacyjnego, przeglądarki i sesji,
   26. treść korespondencji kierowanej do Administratora.
2. Administrator nie zamierza przetwarzać szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, w szczególności danych dotyczących zdrowia, poglądów politycznych, przekonań religijnych, danych genetycznych lub biometrycznych.
3. Jeżeli Użytkownik samodzielnie przekaże Administratorowi dane szczególnej kategorii, na przykład w treści wiadomości, reklamacji albo formularza, Administrator może przetwarzać takie dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia, ochrony praw Użytkownika albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

§ 5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

1. Administrator przetwarza dane osobowe w celu prowadzenia Sklepu i zapewnienia jego podstawowych funkcjonalności, w tym umożliwienia przeglądania strony, utrzymania sesji, zapewnienia bezpieczeństwa systemu oraz obsługi błędów technicznych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu, zabezpieczeniu i utrzymaniu Sklepu.
2. Administrator przetwarza dane osobowe w celu założenia i prowadzenia Konta. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o świadczenie usługi prowadzenia Konta.
3. Administrator przetwarza dane osobowe w celu przyjęcia, obsługi i realizacji Zamówienia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży.
4. Administrator przetwarza dane osobowe w celu obsługi płatności. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy sprzedaży oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu obsługi płatności i weryfikacji statusu transakcji.
5. Administrator przetwarza dane osobowe w celu realizacji dostawy Zamówienia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy sprzedaży.
6. Administrator przetwarza dane osobowe w celu wystawiania faktur, dokumentów księgowych i realizacji obowiązków podatkowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
7. Administrator przetwarza dane osobowe w celu obsługi reklamacji, zwrotów, odstąpień od umowy oraz innych roszczeń Klientów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków prawnych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zgłoszeń i ochronie przed roszczeniami.
8. Administrator przetwarza dane osobowe w celu prowadzenia Strefy Hurtownika, weryfikacji Klientów Hurtowych oraz obsługi Zamówień hurtowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy, a także art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na weryfikacji kontrahentów, ochronie przed nadużyciami i zabezpieczeniu modelu sprzedaży hurtowej.
9. Administrator może weryfikować dane Klientów Hurtowych w publicznych rejestrach, w szczególności CEIDG, KRS, wykazie podatników VAT oraz VIES. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na weryfikacji statusu przedsiębiorcy, prawidłowości danych, statusu podatkowego i bezpieczeństwa współpracy.
10. Administrator przetwarza dane osobowe w celu prowadzenia Programu Lojalnościowego, w szczególności naliczania punktów, prezentowania salda punktów, obsługi nagród, korekt punktów i reklamacji dotyczących programu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy uczestnictwa w Programie Lojalnościowym oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na przeciwdziałaniu nadużyciom i ochronie praw Administratora.
11. Administrator przetwarza dane osobowe w celu prowadzenia Programu Poleceń, w szczególności identyfikacji polecającego, obsługi linków polecających, weryfikacji spełnienia warunków polecenia, przyznania korzyści oraz przeciwdziałania nadużyciom. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy uczestnictwa w Programie Poleceń oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na weryfikacji poleceń i ochronie przed nadużyciami.
12. Administrator przetwarza dane osobowe w celu wysyłki Newslettera. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o świadczenie usługi Newslettera, a w zakresie komunikacji marketingowej wymagającej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
13. Administrator może przetwarzać dane osobowe w celu marketingu własnych produktów lub usług, w tym prezentowania ofert, promocji, kodów rabatowych i informacji o produktach WeeCandle. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu własnym, a w zakresie wymaganym przez przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej — zgoda Użytkownika.
14. Administrator może przetwarzać dane osobowe w celu prowadzenia analityki, statystyki, badania skuteczności działań marketingowych i poprawy działania Sklepu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora, a w zakresie wykorzystania plików cookies lub podobnych technologii wymagających zgody — zgoda Użytkownika.
15. Administrator może przetwarzać dane osobowe w celu personalizacji treści, ofert, rabatów, komunikatów i rekomendacji produktowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dopasowaniu komunikacji do potrzeb Klientów, a w zakresie wymaganym przez przepisy — zgoda Użytkownika.
16. Administrator przetwarza dane osobowe w celu kontaktu z osobami, które kierują do niego zapytania, wiadomości lub zgłoszenia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.
17. Administrator przetwarza dane osobowe w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.
18. Administrator przetwarza dane osobowe w celu zapewnienia zgodności z prawem, dokumentowania zgód, wykazania spełnienia obowiązków informacyjnych oraz prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków prawnych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na wykazaniu zgodności działań z prawem.

§ 6. Strefa Hurtownika

1. W związku z prowadzeniem Strefy Hurtownika Administrator może przetwarzać dane osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wspólników, członków organów spółek, reprezentantów, pełnomocników, pracowników oraz osób kontaktowych Klientów Hurtowych.
2. Dane przetwarzane w ramach Strefy Hurtownika mogą obejmować w szczególności:
   1. imię i nazwisko osoby kontaktowej lub reprezentanta,
   2. stanowisko lub funkcję,
   3. adres e-mail,
   4. numer telefonu,
   5. firmę przedsiębiorcy,
   6. adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności,
   7. NIP,
   8. KRS,
   9. status VAT,
   10. dane ujawnione w CEIDG, KRS, wykazie podatników VAT lub VIES,
   11. historię Zamówień hurtowych,
   12. indywidualne rabaty, warunki handlowe i cenniki,
   13. informacje dotyczące płatności i rozliczeń.
3. Dane te są przetwarzane w celu:
   1. przyjęcia i rozpatrzenia wniosku o dostęp do Strefy Hurtownika,
   2. weryfikacji przedsiębiorcy,
   3. potwierdzenia danych rejestrowych, NIP i statusu VAT,
   4. przyznania, odmowy, zawieszenia lub cofnięcia dostępu do Strefy Hurtownika,
   5. prezentowania Cen Hurtowych,
   6. obsługi Zamówień hurtowych,
   7. przyznawania indywidualnych rabatów i warunków handlowych,
   8. przeciwdziałania nadużyciom,
   9. ochrony praw Administratora.
4. Weryfikacja Klienta Hurtowego może obejmować sprawdzenie danych w publicznych rejestrach, w szczególności CEIDG, KRS, wykazie podatników VAT oraz VIES.
5. Podanie danych wymaganych do uzyskania dostępu do Strefy Hurtownika jest dobrowolne, ale niezbędne do rozpatrzenia wniosku i korzystania ze Strefy Hurtownika.

§ 7. Program Lojalnościowy

1. W związku z Programem Lojalnościowym Administrator może przetwarzać dane Uczestników Programu w celu jego obsługi.
2. Dane przetwarzane w ramach Programu Lojalnościowego mogą obejmować:
   1. imię i nazwisko,
   2. adres e-mail,
   3. identyfikator Konta,
   4. historię zakupów,
   5. wartość Zamówień,
   6. liczbę naliczonych punktów,
   7. saldo punktów,
   8. historię wykorzystania punktów,
   9. informacje o nagrodach,
   10. informacje o anulowanych, wygasłych lub skorygowanych punktach,
   11. informacje o reklamacjach dotyczących Programu.
3. Dane są przetwarzane w celu:
   1. umożliwienia udziału w Programie,
   2. naliczania punktów,
   3. prezentowania salda punktów,
   4. wymiany punktów na nagrody,
   5. wydawania nagród,
   6. obsługi reklamacji,
   7. zapobiegania nadużyciom,
   8. rozliczenia punktów w przypadku zwrotu, anulowania Zamówienia albo odstąpienia od umowy.
4. Udział w Programie Lojalnościowym nie wymaga wyrażenia zgody na Newsletter ani zgody na marketing bezpośredni, chyba że dana akcja specjalna w ramach Programu wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody.
5. Administrator może analizować historię zakupów i aktywność Uczestnika w Programie w celu przyznawania punktów, nagród, rabatów, komunikatów programowych oraz zapobiegania nadużyciom.

§ 8. Program Poleceń

1. W związku z Programem Poleceń Administrator może przetwarzać dane osób polecających oraz osób poleconych.
2. Dane przetwarzane w ramach Programu Poleceń mogą obejmować:
   1. imię i nazwisko osoby polecającej,
   2. adres e-mail osoby polecającej,
   3. identyfikator Konta osoby polecającej,
   4. link polecający albo kod polecający,
   5. informację o skuteczności polecenia,
   6. informację o przyznanej korzyści,
   7. dane osoby poleconej, jeżeli osoba polecona złoży Zamówienie albo przystąpi do Programu,
   8. dane techniczne konieczne do weryfikacji prawidłowości polecenia.
3. Dane są przetwarzane w celu:
   1. obsługi Programu Poleceń,
   2. przypisania polecenia do osoby polecającej,
   3. weryfikacji spełnienia warunków Programu Poleceń,
   4. przyznania korzyści,
   5. przeciwdziałania nadużyciom,
   6. rozpatrywania reklamacji,
   7. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
4. Szczegółowe zasady Programu Poleceń określa odrębny regulamin.
5. Osoba polecająca powinna udostępniać link polecający lub kod polecający zgodnie z prawem, dobrymi obyczajami oraz regulaminem Programu Poleceń. Administrator nie zaleca przesyłania linków polecających osobom, które nie życzą sobie otrzymywania takich wiadomości.

§ 9. Newsletter i komunikacja marketingowa

1. Administrator może wysyłać Newsletter osobom, które dobrowolnie zapisały się do Newslettera.
2. Newsletter może obejmować w szczególności informacje o:
   1. produktach WeeCandle,
   2. nowościach,
   3. promocjach,
   4. kodach rabatowych,
   5. akcjach specjalnych,
   6. Programie Lojalnościowym,
   7. Programie Poleceń,
   8. treściach edukacyjnych lub inspiracyjnych związanych z marką WeeCandle.
3. Zapis do Newslettera może wymagać podania adresu e-mail oraz potwierdzenia zapisu, w szczególności przez kliknięcie linku aktywacyjnego.
4. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z Newslettera, w szczególności poprzez kliknięcie linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości e-mail albo kontakt z Administratorem.
5. Rezygnacja z Newslettera nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed rezygnacją.
6. Administrator może przesyłać komunikaty techniczne, transakcyjne i organizacyjne dotyczące Konta, Zamówień, Programu Lojalnościowego, Programu Poleceń, Strefy Hurtownika, reklamacji albo bezpieczeństwa Sklepu niezależnie od zgody na Newsletter, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy, obsługi usługi albo realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
7. Komunikacja marketingowa za pomocą poczty elektronicznej, telefonu, SMS, komunikatorów, powiadomień push lub innych środków komunikacji elektronicznej jest prowadzona tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, w szczególności zgoda Użytkownika, jeżeli jest wymagana przepisami prawa. Zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej zakazane jest używanie automatycznych systemów wywołujących lub telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do celów marketingu bezpośredniego bez uprzedniej zgody użytkownika końcowego.
8. Zgody marketingowe są dobrowolne i mogą zostać wycofane w każdym czasie.

§ 10. Kontakt z Administratorem

1. W przypadku kontaktu z Administratorem, w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularza kontaktowego, telefonu, mediów społecznościowych albo korespondencji tradycyjnej, Administrator przetwarza dane osobowe przekazane w ramach kontaktu.
2. Dane mogą obejmować w szczególności:
   1. imię i nazwisko,
   2. adres e-mail,
   3. numer telefonu,
   4. firmę,
   5. treść wiadomości,
   6. dane techniczne związane z komunikacją,
   7. inne dane dobrowolnie przekazane przez osobę kontaktującą się.
3. Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi zgłoszenia, prowadzenia korespondencji, archiwizacji korespondencji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

§ 11. Media społecznościowe

1. Administrator może prowadzić profile marki WeeCandle w serwisach społecznościowych, w szczególności na platformach takich jak Instagram, Facebook, TikTok, Pinterest, YouTube lub innych.
2. Jeżeli Użytkownik kontaktuje się z Administratorem za pośrednictwem mediów społecznościowych, obserwuje profil, reaguje na treści, komentuje albo wysyła wiadomości, Administrator może przetwarzać dane widoczne w danym serwisie oraz dane przekazane przez Użytkownika.
3. Dane są przetwarzane w celu:
   1. prowadzenia profilu marki,
   2. komunikacji z Użytkownikami,
   3. odpowiadania na wiadomości i komentarze,
   4. obsługi zgłoszeń,
   5. prowadzenia działań marketingowych,
   6. analizy statystyk profilu,
   7. ochrony praw Administratora.
4. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, promocji marki i ochronie praw.
5. Niezależnie od Administratora, operatorzy serwisów społecznościowych mogą przetwarzać dane Użytkowników na własnych zasadach określonych w ich politykach prywatności.

§ 12. Pliki cookies i podobne technologie

1. Sklep wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, takie jak piksele, tagi, identyfikatory internetowe, local storage albo narzędzia analityczne.
2. Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.
3. Administrator może wykorzystywać pliki cookies w szczególności w celu:
   1. zapewnienia prawidłowego działania Sklepu,
   2. utrzymania sesji Użytkownika,
   3. zapamiętania zawartości koszyka,
   4. obsługi logowania,
   5. zapewnienia bezpieczeństwa,
   6. zapamiętania preferencji Użytkownika,
   7. prowadzenia statystyk i analityki,
   8. mierzenia skuteczności reklam,
   9. prowadzenia remarketingu,
   10. personalizacji treści i ofert,
   11. integracji z mediami społecznościowymi.
4. Sklep może wykorzystywać następujące kategorie plików cookies:
   1. niezbędne — konieczne do prawidłowego działania Sklepu, koszyka, logowania, płatności i bezpieczeństwa;
   2. funkcjonalne — umożliwiające zapamiętanie ustawień i preferencji Użytkownika;
   3. analityczne — służące do badania sposobu korzystania ze Sklepu i poprawy jego działania;
   4. marketingowe — służące do mierzenia skuteczności reklam, remarketingu i personalizacji komunikacji marketingowej;
   5. społecznościowe — związane z integracją Sklepu z serwisami społecznościowymi.
5. Pliki cookies niezbędne mogą być stosowane bez zgody Użytkownika, jeżeli są konieczne do świadczenia usługi drogą elektroniczną lub prawidłowego działania Sklepu.
6. Pliki cookies analityczne, marketingowe, remarketingowe, społecznościowe albo inne niewymagane technicznie są stosowane na podstawie zgody Użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana przez obowiązujące przepisy prawa.
7. Użytkownik może zarządzać zgodami cookies za pomocą mechanizmu dostępnego w Sklepie.
8. Użytkownik może również ograniczyć lub wyłączyć pliki cookies w ustawieniach swojej przeglądarki, z zastrzeżeniem że może to wpłynąć na działanie niektórych funkcjonalności Sklepu.
9. Administrator zapewnia Użytkownikowi możliwość wycofania zgody na cookies równie łatwo, jak jej wyrażenia, jeżeli dane cookies są stosowane na podstawie zgody.
10. Szczegółowa lista plików cookies, dostawców i okresów ich działania jest dostępna w panelu zarządzania zgodami cookies.

§ 13. Narzędzia zewnętrzne

1. Administrator korzysta z narzędzi zewnętrznych służących do prowadzenia Sklepu, płatności, dostaw, analityki, marketingu, obsługi Newslettera, obsługi Programu Lojalnościowego, obsługi Programu Poleceń, zarządzania zgodami cookies i obsługi klienta.
2. W zależności od faktycznej konfiguracji Sklepu Administrator może korzystać w szczególności z następujących kategorii dostawców:
   1. dostawców hostingu,
   2. dostawców systemu sklepowego,
   3. dostawców poczty elektronicznej,
   4. operatorów płatności,
   5. banków,
   6. firm kurierskich i logistycznych,
   7. dostawców systemów fakturowych i księgowych,
   8. dostawców narzędzi mailingowych,
   9. dostawców narzędzi analitycznych,
   10. dostawców narzędzi reklamowych,
   11. dostawców narzędzi remarketingowych,
   12. dostawców systemów lojalnościowych,
   13. dostawców systemów afiliacyjnych lub polecających,
   14. dostawców systemów CRM,
   15. dostawców narzędzi do obsługi klienta,
   16. dostawców narzędzi do zarządzania zgodami cookies.
3. Administrator korzysta w szczególności z następujących narzędzi i dostawców:

4. W zakresie, w jakim Administrator korzysta z narzędzi dostawców takich jak Google, Meta, Microsoft lub TikTok, przetwarzanie danych może wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Zasady takiego przekazywania opisano w § 17.

§ 14. Odbiorcy danych osobowych

1. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu Sklepu i realizacji usług.
2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
   1. dostawcy usług hostingowych,
   2. dostawcy systemu sklepowego,
   3. operatorzy płatności,
   4. banki,
   5. firmy kurierskie i logistyczne,
   6. operatorzy pocztowi,
   7. dostawcy systemów księgowych i fakturowych,
   8. biuro rachunkowe,
   9. kancelarie prawne,
   10. dostawcy systemów mailingowych,
   11. dostawcy systemów analitycznych,
   12. dostawcy systemów reklamowych,
   13. dostawcy narzędzi CRM i obsługi klienta,
   14. dostawcy systemów lojalnościowych,
   15. dostawcy systemów poleceń lub afiliacyjnych,
   16. dostawcy narzędzi do zarządzania zgodami cookies,
   17. podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
3. Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.
4. Dane mogą być także udostępniane odrębnym administratorom, jeżeli jest to konieczne do realizacji usługi, na przykład operatorom płatności, bankom, firmom kurierskim, operatorom pocztowym albo organom publicznym.

§ 15. Okres przechowywania danych

1. Dane związane z Kontem są przechowywane przez okres posiadania Konta, a po jego usunięciu przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.
2. Dane związane z Zamówieniami są przechowywane przez okres realizacji Zamówienia, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i przepisami dotyczącymi dochodzenia roszczeń.
3. Dane zawarte w dokumentach księgowych i podatkowych są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
4. Dane związane z reklamacjami, zwrotami i odstąpieniami od umowy są przechowywane przez okres obsługi zgłoszenia, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń.
5. Dane związane ze Strefą Hurtownika są przechowywane przez okres korzystania ze Strefy Hurtownika, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia współpracy, wykonania obowiązków prawnych oraz ochrony przed roszczeniami.
6. Dane związane z Programem Lojalnościowym są przechowywane przez okres uczestnictwa w Programie, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia punktów, obsługi reklamacji, wykazania prawidłowości działania Programu oraz ochrony przed roszczeniami.
7. Dane związane z Programem Poleceń są przechowywane przez okres uczestnictwa w Programie albo obsługi polecenia, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia korzyści, obsługi reklamacji i ochrony przed roszczeniami.
8. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
9. Dane przetwarzane w celu marketingu własnego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu są przechowywane do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.
10. Dane związane z cookies są przechowywane przez okres wskazany w panelu zarządzania zgodami cookies albo w tabeli cookies.
11. Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń.

§ 16. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności:
   1. prawo dostępu do danych,
   2. prawo do uzyskania kopii danych,
   3. prawo do sprostowania danych,
   4. prawo do usunięcia danych,
   5. prawo do ograniczenia przetwarzania,
   6. prawo do przenoszenia danych,
   7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
   8. prawo do wycofania zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
   9. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
2. Żądanie dotyczące realizacji praw można zgłosić na adres e-mail: biuro@weecandle.com.
3. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
4. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
5. Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Administrator może odmówić usunięcia danych, jeżeli ich dalsze przetwarzanie jest niezbędne w szczególności do wykonania obowiązku prawnego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo z innych przyczyn przewidzianych przepisami prawa.
6. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy prawa.
7. Dane kontaktowe oraz formularze dotyczące skarg i zgłoszeń są dostępne na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 17. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Administrator może korzystać z dostawców usług, których infrastruktura albo podmioty powiązane znajdują się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może nastąpić tylko wtedy, gdy spełnione są wymogi wynikające z RODO.
3. Jeżeli dane są przekazywane do państwa, wobec którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, transfer odbywa się na podstawie tej decyzji.
4. Jeżeli dane są przekazywane do państwa, wobec którego nie wydano decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne, jeżeli mają zastosowanie.
5. W zakresie, w jakim Administrator korzysta z narzędzi takich jak Google, Meta, Microsoft, TikTok albo innych dostawców mogących przetwarzać dane poza EOG, transfer danych następuje z zastosowaniem zabezpieczeń, o których mowa powyżej, a informacje o takich narzędziach wskazano w § 13 oraz w panelu zarządzania zgodami cookies.

§ 18. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Administrator może dokonywać analizy danych Klientów i Użytkowników w celu:
   1. dopasowania treści Sklepu,
   2. prezentowania rekomendacji produktowych,
   3. przyznawania rabatów,
   4. prowadzenia Programu Lojalnościowego,
   5. prowadzenia Programu Poleceń,
   6. analizy skuteczności promocji,
   7. przeciwdziałania nadużyciom,
   8. poprawy działania Sklepu.
2. Działania, o których mowa w ust. 1, mogą stanowić profilowanie w rozumieniu RODO.
3. Profilowanie nie wywołuje wobec osoby skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie nie wpływa na jej sytuację, chyba że Administrator wyraźnie poinformuje o tym osobę, której dane dotyczą, i zapewni podstawę prawną wymaganą przez RODO.
4. Administrator może stosować automatyczne mechanizmy służące do wykrywania nadużyć, w szczególności w Programie Lojalnościowym, Programie Poleceń, promocjach, składaniu Zamówień lub korzystaniu ze Strefy Hurtownika.
5. W przypadku podjęcia decyzji o zablokowaniu Konta, cofnięciu dostępu do Strefy Hurtownika, anulowaniu punktów albo odmowie przyznania nagrody, Użytkownik może skontaktować się z Administratorem w celu wyjaśnienia sprawy.

§ 19. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą, ujawnieniem albo nieuprawnionym wykorzystaniem.
2. Środki bezpieczeństwa mogą obejmować w szczególności:
   1. kontrolę dostępu do systemów,
   2. stosowanie haseł i uprawnień użytkowników,
   3. szyfrowanie transmisji danych,
   4. kopie zapasowe,
   5. monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa,
   6. aktualizację systemów,
   7. ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
   8. zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z dostawcami.
3. Użytkownik powinien chronić dane dostępowe do Konta i nie udostępniać ich osobom trzecim.
4. W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu do Konta Użytkownik powinien niezwłocznie poinformować Administratora.

§ 20. Dane dzieci

1. Sklep nie jest kierowany do dzieci.
2. Administrator nie zamierza świadomie pozyskiwać danych osobowych dzieci w celu prowadzenia sprzedaży, Programu Lojalnościowego, Programu Poleceń albo marketingu.
3. Osoby nieposiadające pełnej zdolności do czynności prawnych mogą korzystać ze Sklepu wyłącznie za zgodą i pod nadzorem przedstawiciela ustawowego, jeżeli przepisy prawa na to pozwalają.
4. Jeżeli Administrator poweźmie wiarygodną informację, że przetwarza dane dziecka bez wymaganej podstawy prawnej, podejmie działania zmierzające do usunięcia albo ograniczenia przetwarzania takich danych.

§ 21. Obowiązek podania danych

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do korzystania z określonych funkcjonalności Sklepu.
2. Brak podania danych niezbędnych do realizacji Zamówienia uniemożliwi zawarcie albo wykonanie umowy sprzedaży.
3. Brak podania danych niezbędnych do założenia Konta uniemożliwi utworzenie Konta.
4. Brak podania danych wymaganych do weryfikacji Klienta Hurtowego może uniemożliwić uzyskanie dostępu do Strefy Hurtownika.
5. Brak podania danych wymaganych do udziału w Programie Lojalnościowym może uniemożliwić udział w Programie, naliczanie punktów lub wydanie nagród.
6. Brak podania danych wymaganych do udziału w Programie Poleceń może uniemożliwić udział w Programie, przypisanie polecenia albo przyznanie korzyści.
7. Brak zgody marketingowej nie uniemożliwia złożenia Zamówienia ani korzystania z podstawowych funkcjonalności Sklepu.
8. Brak zgody na cookies niewymagane technicznie nie uniemożliwia korzystania ze Sklepu, ale może ograniczyć działanie funkcji analitycznych, marketingowych, personalizacyjnych albo społecznościowych.

§ 22. Zmiany Polityki prywatności

1. Administrator może zmienić Politykę prywatności w szczególności w przypadku:
   1. zmiany przepisów prawa,
   2. zmiany funkcjonalności Sklepu,
   3. wdrożenia nowych narzędzi technologicznych,
   4. wdrożenia nowych form płatności lub dostawy,
   5. zmiany zasad Programu Lojalnościowego,
   6. zmiany zasad Programu Poleceń,
   7. zmiany zasad działania Strefy Hurtownika,
   8. zmiany dostawców usług,
   9. zmiany celów lub sposobów przetwarzania danych,
   10. konieczności doprecyzowania informacji przekazywanych Użytkownikom.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna w Sklepie.
3. Jeżeli zmiana Polityki prywatności będzie istotna dla osób posiadających Konto, uczestników Programu Lojalnościowego, uczestników Programu Poleceń albo Klientów Hurtowych, Administrator może poinformować o niej drogą elektroniczną lub przez komunikat w Sklepie.

§ 23. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia: 1 sierpnia 2026 r.
2. Polityka prywatności stanowi uzupełnienie Regulaminu Sklepu, Regulaminu Programu Lojalnościowego, Regulaminu Programu Poleceń oraz innych regulaminów stosowanych przez Administratora.
3. W zakresie nieuregulowanym Polityką zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa.

Załącznik nr 1 — skrócona tabela celów przetwarzania